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王武老师:湖南省残联自强导师团成员 长沙市爱盟助残公益服务中心理事长兼主任 铸梦网络运营顾问 0731家居网运营顾问 顾问式培训创始人 超级顾问式营销创始人 中华培训网CEO 百花女性人才市场特聘讲师 王武企业管理咨询有限公司董事长,担任多家企业的顾问.视频http://you.video.sina.com.cn/m/1316055835 培训联盟群:82059348 装饰建材联盟群:36629573 电13973133398 Q407474391

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王武咨询:电子邮件的礼仪  

2010-01-25 15:20:06|  分类: 管理心得 |  标签: |举报 |字号 订阅

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Email,或称电子邮件,是21世纪最方便的工具,同时也是最容易给对方带来不好印象的工具。前几年,一个有名的跨国公司的总经理用Email写了一封言辞严厉的邮件给秘书,批评秘书周日来公司给自己开门时迟到(总经理周日临时请秘书开门),并且将其解雇。这位秘书也不甘示弱,将这封信转发给全公司的人,还有媒体。事情闹得很大,最后这位总经理被解雇,当然也没有其他的公司敢请这位秘书。从这件事中我们可以看到,虽然电子邮件是两个人之间的沟通,但你在写邮件的时候,也要意识到这封邮件将来是有可能被公开的。

我们一般来说,使用手机和电脑的人多为受过教育,属于有一定层次和档次的人,如果不懂使用礼仪,会让人反感和讨厌,使自己的形象受到损害,层次下降。今天,管理实战专家王武老师(http://8873886.blog.163.com/www.zhpxw.com 就围绕电子邮件礼仪的话题开展——据统计,如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封,但有一半是垃圾邮件或不必要的。“在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间”,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候,要想到收信人会怎样看这封Email,时刻站在对方立场考虑,将心比心。同时勿对别人之回答过度期望,当然更不应对别人之回答不屑一顾。电子邮件在给人们带来方便的同时,也带来了职场礼仪方面的新问题。我们都应当讲究有关电子邮件的礼节,别让电子邮件出笑话。电子邮件是职业信件的一种,而职业信件中是没有不严肃的内容的。管理实战专家王武老师

http://8873886.blog.163.com/www.zhpxw.com 认为,尤其在商业界,我们崇尚信誉、掌握时机及合作分工,信奉顾客至上,着重与顾客的沟通,以达成促销、增产与营利的目的。但我们常忽视了有关电子邮件的礼节,一些邋遢懒散的习惯,不仅会引起员工的窃笑,更容易在顾客面前闹笑话。在今天的许多公司里,电子邮件充斥着笑话、垃圾邮件和私人便条,与工作相关的内容反而不多。管理实战专家王武老师

http://8873886.blog.163.com/www.zhpxw.com 提出电子邮件的天龙八部,希望对您的职场工作有所助益:

  1) 标题要提纲挈领,切忌使用含义不清、胡乱浪漫的标题,例如:“嘿!”或是“收着!”

  添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。尤其是回复的信件,要重新添加、更换邮件主题是要格外注意的环节,最好写上来自公司的邮件,年、月、日以便对方一目了然又便于保留。

  2) 电子邮件的文体格式应该类似于书面交谈式的风格,开头要有问候语,但问候语的选择比较自由,像“你好”、“Hi”,或者仅仅是一个简单的称呼,结尾也可随意一些,比如“以后再谈”、“祝你愉快”等;也可什么都不写,直接注上自己的名字。但是,如果你写的是一封较为正式的邮件,还是要用和正式的信笺一样的文体。开头要用“尊敬的”或者是“先生女士,您好!”结尾要有祝福语,并使用“此致敬礼!”这样的格式。

  3) 内容简明扼要,针对需要回复及转寄的电子邮件,要小心写在电子邮件里的每一个字,每一句话。因为现在法律规定电子邮件也可以作为法律证据,是合法的,所以发电子邮件时要小心,如果对公司不利的,千万不要写上。发邮件时一定要慎重,还要定期重新审查你发过的电子邮件,评估其对商业往来所产生的影响。

  4) 一定要清理回复的内容。在美国加州有一位传播学专家摩根女士曾举例说:我最近收到一份电子邮件,其中包括了辗转收送的十二个人之姓名,我实在没有必要知道这些讯息。有一个妙方就是寄信时采匿名附件收信者取代附件收信者方式,或是在转寄之前删除一切无关紧要或重复的内容,例如:原件中摘要部分之主题、地址及日期等。注意回答问题的技巧。当回件答复问题的时候,最好只把相关的问题抄到回件,然后附上答案。不要用自动应答键,那样会把来件所有内容都包括到回件中﹔但也不要仅以「是的」二字回复,那样太生硬了,而且让读的人摸不着头脑。对方给你发来一大段邮件,你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字,显示出你的尊重。

  5) 合宜地称呼收件者,并且在信尾签名。虽然电子邮件本身已标明了邮自哪方,寄与何人,但在邮件中注明收信者及寄件者大名乃是必须的礼节,包括在信件开头尊称收信者的姓名,在信尾也注明寄件者的姓名以及通讯地址、电话,以方便收信者未来与你的联系。越是在大型的公司,你越是要注意在自己的邮件地址中注上自己的姓名,同时在邮件的结尾添加个人签名栏。人们通常会把邮件转发给过多的人,打开邮件箱你可能发现有一半的邮件是与你无关的,删除它们费时费力,所以在转发前要做一下整理,把邮件的数量控制在最小。条件允许的话要每天检查自己的邮箱,及早回复邮件。重要邮件发出后要电话确认。另外,重要的机密和敏感的话题不要使用电子邮件,因为它不能保证严守机密。

  6) 结尾签名。每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你,但不要为你的朋友设计这样的工作。

    7) 要区分ToCC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)。

1To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。

2.而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的人有建议,当然可以回Email

3.而BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。

4TOCC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

5.只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源

6、转发邮件要突出信息,还应对转发邮件的内容进行修改和整理,以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人,让人摸不着头脑。

    8)主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复,浪费资源,可在文中指定部分收件人给出回复,或在文末添上以下语句:“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考,无需回复”。

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